Utmaningar

För att få en effektiv och digital inköpsprocess finns det ett flertal utmaningar att hantera där många frågeställningar påverkar varandra och det kan vara svårt att veta vad som ska prioriteras.

Lite förenklat kan vi placera utmaningarna inom fyra olika områden. Först och främst bör arbetet fokusera på hur Strategi och Styrning ska utformas i form av interna och externa krav, olika policys, kategoristyrning, nyckeltal och mål. Strategiarbetet måste sedan kommuniceras så att verksamheten vet vad som gäller och hur inköpsprocessen kommer att följas upp.

Till detta ska den interna organisationen anpassas med både formella och informella roller, ansvarsfördelning mellan olika centrala funktioner & avdelningar såsom Upphandling, Ekonomi och IT. I takt med att nya processer och stödsystem införs sker oftast förändringar som måste hanteras så frågor inte hamnar mellan stolarna.

En tredje dimension i detta arbete är sedan att se till att det finns bra och användarvänliga Systemstöd som stödjer hela processen från att ett behov uppstår tills fakturan är betald. Här kan det vara bra att ha en pragmatisk syn på vilka verktyg som ska användas så att vi inte bygger upp murar mellan olika systemlösningar och leverantörer. En viktig del i detta är hur systemstöden förvaltas där det är att processen som är det viktiga och ska speglas i förvaltningsobjektet.

Till sist så måste ett stort arbete göras så att organisationens Leverantörer och Avtal blir en del av processen och att information mellan köpare och säljare hanteras digitalt. Fyller vi inte vårt systemstöd med upphandlade varor och tjänster spelar det ingen roll hur bra avtal vi tecknat. Då fortsätter verksamheten att beställa utifrån sina gamla rutiner och vanor.